Tecnologia e metodologias devem ajudar e não engessar – parte 2

Conforme abordamos no post anterior, a tecnologia e as diversas metodologias de gestão devem contribuir para otimização dos objetivos corporativos e não engessar os processos.

Focando mais no aspecto da tecnologia, pinço algumas experiências, sendo uma bem-sucedida na implantação de software voltado a gestão e orçamentos e a outra na utilização de sistemas tipo ERP (Enterprise Resource Planning).

Gostaria de voltar no tempo, há exatos vinte anos. Neste período trabalhávamos em uma grande empresa da construção civil e tínhamos um desafio de substituir o software de gestão de obras corrente para um sistema mais moderno. Eram dois tipos de usuários que seriam afetados: a equipe de planejamento das obras e os orçamentistas. De um lado os engenheiros de planejamento ávidos por um sistema mais moderno e por outro lado os orçamentistas, em sua zona de conforto, resistentes às mudanças.

Depois de um intenso trabalho de identificação de um sistema que pudesse atender às necessidades da empresa, firmamos uma parceria com o Tron-Orc. Com um suporte técnico sempre presente e o desenvolvimento de customizações o Tron-Orc acabou rapidamente sendo aceito pelos usuários. No caso do pessoal de orçamentos a resistência inicial foi muito grande, mas ao longo do tempo se dissipou, a ponto de ainda hoje, mesmo com a chegada de um ERP, a elaboração de orçamentos é feita pelo Tron-Orc.

Esta experiência não foi fruto do acaso, mas sim de uma série de fatores que combinados levaram ao sucesso. Tais fatores foram:

• Definição clara no início de o que queríamos, o que podíamos e até onde poderíamos ir com o novo sistema;
• Ter uma equipe, mesmo que pequena, dedicada integralmente na implantação do sistema;
• Escolher um software que atendeu a maior parte dos requisitos necessários a empresa;
• A perfeita integração entre os usuários e a equipe implantadora do sistema;
• A atuação presente da equipe de suporte do software no atendimento às demandas e aos problemas na implantação;
• Definição e acompanhamento rígido do escopo de implantação do sistema. Nem para mais e nem para menos;
• O suporte rápido da equipe implantadora e do pessoal do software junto aos usuários. Não deixar que as reclamações viessem à tona;
• Realização de workshps com os engenheiros e orçamentistas para alinhamento das necessidades versus implantação do sistema; e
• Comunicar o andamento da implantação à diretoria em reuniões de acompanhamento.

Já em outro caso vivenciado por nós, o cenário foi bem diferente. No ano passado atuando em uma empresa também do ramo da construção civil, deparamos com um sistema ERP já estabelecido na empresa há mais de dois anos. Um dos nossos trabalhos era apurar os custos previstos e realizados de uma obra específica e para nossa surpresa os colaboradores utilizavam o sistema apenas para emissão dos pedidos de compras e para o pagamento de fornecedores e contabilidade. Foi quando solicitamos uma série de informações e relatórios e ninguém na empresa tinha conhecimento a respeito. Com o auxílio de um consultor especializado no sistema, fomos orientados a obter os referidos relatórios e assim pudemos ter condições de gerar os relatórios de custos de forma simples.

Nos dois casos citados acima fica claro que seja um software ou um sistema ERP, somente serão obtidos os benefícios deles com o conhecimento prévio do que realmente se necessita ao atendimento dos anseios dos usuários e da empresa em si. Colocar na conta de um software ou sistema ERP se ele serve ou não serve é muito prematuro. Faz-se necessária a ação combinada entre as necessidades da empresa e o que o sistema pode oferecer, mesmo que seja o mínimo num primeiro estágio. Afinal de contas, nesta situação vale a frase: Menos é mais!

Engº Maurício Martins Lopes, PMP

É diretor da M2L Project Management, empresa especializada em implantação, consultoria e gerenciamento de projetos e obras na área de Engenharia & Construção. Foi um dos fundadores do Capítulo São Paulo, Brasil do PMI® e diretor por duas gestões. Ministra aulas e palestras de gerenciamento de projetos na FATEC, CPLAN, INPG, IETEC-MG e FIA (convidado). Escreve artigos para revistas especializadas em Engenharia & Construção. É correspondente internacional do site americano especializado em Gerenciamento de Projetos PM World Journal (www.pmworldjournal.net. Pode ser contatado pelo e-mail mauricio.lopes@M2L.com.br.