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A importância de um planejamento amplo e detalhado

Publicado em 22/05/2014.

Um dos grandes segredos no sucesso do gerenciamento de um empreendimento é a elaboração de um bom planejamento e sendo assim, deve ser encarado como fundamental para a obtenção dos objetivos. Isto não quer dizer que o planejamento pode ser visto de forma isolada e sim, como um dos processos dentro do próprio gerenciamento. Ainda como outros processos, têm-se o início, a execução, o monitoramento e controle e o encerramento. Portanto, o gerenciamento de empreendimentos com a sua metodologia é a disciplina que proporcionará um planejamento alinhado aos objetivos previamente estabelecidos e com isso um aumento substancial na possibilidade de sucesso do empreendimento.

O planejamento tem duas características básicas. A primeira é a de permitir que seja executado tão somente o que deve ser feito no empreendimento, nem mais, nem menos. A segunda, que não é tão menos importante, é a de garantir e guiar a forma que o controle deve ser realizado.

 

A amplitude do planejamento em empreendimentos

 

O planejamento ainda é visto por muitas pessoas como apenas um cronograma com as datas e durações dos serviços, o famoso gráfico de barras apresentado ao longo do tempo. Não, mil vezes não. O planejamento, como processo do gerenciamento de empreendimentos, vai mais além, através de sua abrangência em outras áreas de conhecimento. Vejamos a seguir algumas delas.

Planejamento do escopo – é que define o que será efetivamente executado para cumprir todos os requisitos do empreendimento. Uma definição clara, abrangente e suficientemente detalhada do escopo minimizará a ocorrência dos temidos aditivos contratuais de custos e de prazos. As diversas ferramentas, como por exemplo a EAP – estrutura analítica do projeto, devem ser utilizadas para o planejamento de todos os empreendimentos.

Planejamento do prazo – a partir de um planejamento do escopo bem definido, pode-se efetuar o cronograma do empreendimento. Neste momento os cronogramas de barras ou de marcos devem ser elaborados e com certeza vão refletir com maior precisão os prazos previstos do empreendimento.

Planejamento do custo – trata-se de um dos itens mais importantes no empreendimento, pois define o quanto deve custar o empreendimento. Um orçamento bem detalhado e amarrado com o escopo, prevendo eventuais contingências e utilizando a engenharia de valor, com certeza propiciará uma garantia que os custos do empreendimento atingirão o objetivo inicial. Vale ressaltar que desvios nos demais planejamentos (por exemplo: escopo, prazo, qualidade e contratações) impactam diretamente nos custos, consequentemente no seu planejamento.

Planejamento financeiro – é um dos principais planejamentos para viabilizar ou não o empreendimento. Deve projetar com a maior acurácia possível o fluxo de caixa, ou seja, as receitas (entradas) e os desembolsos (saídas) ao longo do ciclo de vida do empreendimento.

Planejamento da qualidade – para a obtenção da qualidade requerida ou esperada, não se deve apenas controla-la, mas sim planejá-la. O planejamento da qualidade permite que a subjetividade da qualidade seja substituída pela definição dos requisitos de qualidade que o empreendimento necessita atingir.

Planejamento dos recursos humanos – a equipe envolvida num empreendimento, desde a mão de obra direta, bem como a mão de obra indireta deve ser planejada em termos de quantificação (histograma), qualificação (currículos) e desenvolvimento (treinamentos necessários) no intuito de atender às necessidades específicas.

Planejamento das comunicações – segundo pesquisa realizada anualmente pelo pmsurvey.org  com mais de 700 empresas de diversos segmentos, 70% das empresas participantes informaram que problemas de comunicação são os mais frequentes em empreendimentos. A pesquisa ressalta mais do que nunca a necessidade de que a comunicação dentro de um empreendimento seja planejada, com a definição prévia do fluxo de comunicação entre os envolvidos, do funcionamento dos documentos e das reuniões.

Planejamento das compras e contratações – empresas com um mínimo de organização dispõem de processos de compras e contratações bem estabelecidos. Este planejamento considera as estratégias de contratações e compras alinhadas ao escopo, prazo e custo do empreendimento, abordando, dentre outros aspectos, como será a divisão de todo o fornecimento em pacotes específicos, quais as modalidades de contratação devem ser adotadas ou utilização do faturamento direto na compra de alguns materiais. Outro ponto crucial no planejamento das compras e aquisições é a  necessidade de ser disponibilizado o cronograma de suprimentos, atrelado ao cronograma físico da obra, permitindo assim o gerenciamento de quando deve ser iniciado o processo de compras ou aquisição dos insumos e serviços da obra.

Planejamento dos riscos – o planejamento dos riscos em um empreendimento aborda a identificação dos eventos de riscos, sejam ameaças (riscos negativos) ou oportunidades (riscos positivos). Também prevê o grau dos riscos identificados e quando necessário e desejável as quantificações referentes aos impactos causados. Para os riscos identificados e de maior grau de severidade, o planejamento dos riscos disponibiliza a forma como minimizar o impacto desses riscos no empreendimento.

Planejamento da segurança do trabalho e saúde ocupacional (SSO) e meio ambiente – além da obrigatoriedade na emissão de diversos documentos específicos em SSO e meio ambiente pela legislação (NR´s), o seu planejamento atende as obrigações contratuais próprias do cliente e a legislação local.

Planejamento dos stakeholders não menos importante que os demais, este planejamento tem na identificação de quem são os stakeholders do empreendimento e como eles podem influir, positiva ou negativamente, no curso do empreendimento. A identificação e a definição das estratégias de relacionamento destas pessoas ou organizações, aumentam a possibilidade que suas necessidades e expectativas em relação ao projeto sejam atendidas.

Todos estes planos reunidos geram o Plano do Projeto, que é o documento que norteará a execução e o controle do empreendimento. No entanto, a maior riqueza de se elaborar todos estes planejamentos é a de possibilitar as interfaces de um com os outros, garantindo uma visão sistêmica no planejamento e posteriormente no acompanhamento do empreendimento.

 

Grau de detalhamento do planejamento

 

Aliado a amplitude, o planejamento deve ser detalhado o suficiente para que garanta a abrangência do empreendimento, bem como de seu acompanhamento.

Um planejamento detalhado permite o conhecimento profundo de todos os planejamentos citados anteriormente, permitindo que o monitoramento e o controle seja mais acurado.

Não existe regra para definir qual o grau de detalhamento de um planejamento. Vale a experiência da equipe responsável pelo gerenciamento do empreendimento, a complexidade do empreendimento, a disponibilidade de equipe técnica, a cultura da empresa e do grau de exigência do cliente, dentre outros fatores.

A linha tênue entre os extremos da abordagem mais sucinta e menos abrangente até o de detalhar e ampliar todo o planejamento é uma questão que muitas vezes damos conta apenas durante a realização do empreendimento ou pior, ao seu término e quando nada mais é possível ser feito.

 
 

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Engº Maurício Martins Lopes, PMP

É diretor da M2L Project Management, empresa especializada em implantação, consultoria e gerenciamento de projetos e obras na área de Engenharia & Construção. Foi um dos fundadores do Capítulo São Paulo, Brasil do PMI® e diretor por duas gestões. Ministra aulas e palestras de gerenciamento de projetos na FATEC, CPLAN, INPG, IETEC-MG e FIA (convidado). Escreve artigos para revistas especializadas em Engenharia & Construção. É correspondente internacional do site americano especializado em Gerenciamento de Projetos PM World Journal (www.pmworldjournal.net).

Pode ser contatado pelo e-mail mauricio.lopes@m2l.com.br.

 


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